Im Forrester Report „The Future of Documents“ gehen die Analysten um Cheryl McKinnon davon aus, dass sich die Art der Dokumentenerstellung und Distribution in den nächsten fünf bis sieben Jahren grundlegend verändern wird.
Aber warum kommt es überhaupt dazu? Und wie sieht dieser Wandel aus? Der Branche steht ein Paradigmenwechsel bevor. Um den Herausforderungen einer globalen und digitalen Welt zu begegnen, müssen sich Unternehmen auf den bevorstehenden Änderungsprozess einstellen und vorbereiten.
Zielgruppengerechte Dokumentenerstellung als Voraussetzung
Unser Content-Konsum hat sich in den vergangenen Jahren stark gewandelt. Neben klassischen Print-Produkten entstehen immer neue, digitale Plattformen, die perfekt auf die Bedürfnisse der Leserschaft zugeschnittene Inhalte bieten. Das betrifft nicht nur den B2C-Bereich.
Die Branche der technischen Dokumentation macht es vor. Stichworte sind hier Personalisierung, mobile Unterstützung und Smart Infos, also intelligente, dynamische und sofort verfügbare Informationen. Der einzige Weg dorthin: Ein seinem Verwendungszweck angepasstes und zielgruppengerecht aufbereitetes Dokument, das sowohl von Menschen als auch Maschinen lesbar ist.
Automatisierte Prozesse als Ziel
Das erfordert zunächst eine neue Wahrnehmung der Datengenerierung, die heutzutage nichts mehr mit physischem Papier zu tun hat. Diese Transformation muss sich in unserer Perspektive und Sprache widerspiegeln: Weg vom klassischen, starren Seitenformat, hin zu beliebig nutzbarem Content, der Informationen von ihrer optischen Darstellung trennt.
Aktuell mangelt es beim Schaffensprozess an Flexibilität für die sehr dynamische Welt des Publizierens. Wenn Medienunternehmen mehrere Kanäle gleichzeitig bespielen und dabei manuell vorgehen, bedeutet das verhältnismäßig viel Aufwand. Dieser lässt sich nur mit zunehmender Digitalisierung in allen Bereichen stemmen. Das Ziel demnach ist, Inhalte automatisiert für Multichannel-Publishing bereitzustellen.
Wie sich Unternehmen darauf vorbereiten
Die Grundlage für einen automatisierten Prozess von der Erstellung bis zur Distribution bilden strukturierte Daten. Das bestätigt auch Forrester in seinem Report. Die nötige Struktur ergibt sich aus semantisch ausgezeichneten Informationen. Das macht Dokumente maschinenlesbar und ermöglicht eine einfache Aufbereitung zur Weiterverarbeitung – beispielsweise für die Distribution auf unterschiedlichen Kanälen und Formaten.
Wie erwähnt, gilt daher die Empfehlung für Unternehmen, schon bei der Content-Generierung auf Struktur zu setzen. Das funktioniert mit einem modernen Online-XML-Editor wie Xeditor ganz einfach, der Autoren bei einer intuitiven, strukturierten und medienneutralen Aufbereitung unterstützt. Die Publikation nach Digital und Print gelingt mithilfe eines webbasierten Redaktionssystems wie Xpublisher automatisiert.
Strukturierte Daten sind der Schlüssel zur neuen Welt der Dokumentenerstellung und -distribution sowie zu einer erfolgreichen (Branchen-)Zukunft. Die dafür erforderlichen Werkzeuge stehen zur Verfügung.
