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Wie werden sich Dokumente zukünftig weiterentwickeln?

Ein Interview mit Matthias Kraus, CEO Xpublisher.

Das Interview wurde geführt von: Steffen Meier, Herausgeber und Chefredakteur dpr Magazin

 

Das Dokument der Zukunft ist datengestützt und auf die jeweilige Zielgruppe zugeschnitten

Digitale Dokumente dienen auch heute meist noch als Papier-Ersatz. Kollaboration, Interaktivität und Strukturierung kollidieren mit technologischen und gedanklichen Konzepten aus dem vergangenen Jahrhundert. Aber aktuell sind Änderungen im Gange. Neue Dokumentformate gewinnen an Bedeutung. Wir haben mit Matthias Kraus, CEO der Xpublisher GmbH, einem Anbieter für Softwarelösungen zur Erstellung, Bearbeitung und Veröffentlichung von strukturierten Inhalten, gesprochen und gemeinsam einen Blick in die Zukunft von Dokumenten geworfen.

 

Trotz zunehmender Digitalisierung stellen Textverarbeitungsprogramme ihre Inhalte in Ordner-Strukturen und Seiten dar, nutzen Symbole wie einen Mülleimer zum Löschen von Dateien oder eine Diskette zum Speichern, obwohl der Großteil der jüngeren Nutzer und Nutzerinnen noch nie eine solche in Händen hielt. Wie erklären Sie sich das?

Matthias Kraus: Forrester verwendet im Report „The Future of Documents“ dafür den Begriff Skeuomorphismus – also eine Gestaltungstechnik, die reale Gegenstände digital nachbildet.[1] Die Symbole, die uns aus der analogen Welt vertraut sind, helfen, dass wir uns besser in der digitalen Welt zurechtzufinden, sie erhöhen also die Usability.

Die Art, wie wir heute Dokumente erstellen, hat nichts mehr mit physischem Papier oder Disketten zu tun. Die Transformation der Datengenerierung muss sich auch in unserer Wahrnehmung und Sprache widerspiegeln. Diese Herausforderung zu meistern, ist unsere Aufgabe für eine positive Entwicklung hin zu Online-Dokumenten.

 

Wir reden in der Medienbranche immer von „strukturierten Inhalten“ und meinen damit das Anreichern von langen Texten mit einer Handvoll Keywords. War es das schon?

Matthias Kraus: So einfach ist es nicht. Im Gegensatz zu rein optisch strukturierten Texten handelt es sich bei sogenannten „strukturierten Inhalten“ um granulare Informationseinheiten. Die Inhalte werden im Hintergrund semantisch ausgezeichnet, sind damit maschinenlesbar und bereit für die automatisierte Weiterverarbeitung. Ein XSD- oder DTD-Regelwerk gibt klar vor, welche Elemente im Dokument erlaubt sind und harmonisiert dadurch den Content unternehmensweit. Solche Texte lassen sich mit Online XML Editoren wie Xeditor erstellen und überprüfen. Und das ganz intuitiv, ohne technische Kenntnisse.

Diese strukturierten Inhalte werden mit verschiedenen Metadaten und Keywords zur Verschlagwortung angereichert. Zudem braucht es auch Lösungen, die sich anpassen und innovativ fortentwickeln, um den Anforderungen strukturierter Dokumente und deren Distribution zu entsprechen.

Mit dem Redaktionssystem Xpublisher und dem integrierten XML-Editor gelingt es, Inhalte nach dem Motto „create once, use many“ einfach, strukturiert und damit medienneutral zu erstellen. Diese Standardisierung ermöglicht eine automatisierte Weiterverarbeitung des Contents, der sich in unterschiedlichen Kanälen publizieren lässt.

 

Provokativ gefragt – was ist aus technischer Sicht wichtiger: Struktur oder Inhalt?

Matthias Kraus: Hier muss man unterscheiden: Der Content dient in erster Linie dem Leser, während die Struktur den Inhalt für Maschinen lesbar und bereit für die weitere Verarbeitung macht.

Dennoch sind Inhalt und Struktur eng miteinander verbunden: Ohne Inhalt ergibt eine Struktur keinen Sinn. Und ohne Struktur funktioniert ein Inhalt in Zukunft aus technischer Sicht nicht mehr.

Intuitive Online XML Editoren wie Xeditor unterstützen bei der Strukturierung von Content und bieten Autoren den Raum, sich ganz auf ihren Inhalt zu konzentrieren.

 

Jetzt fällt im Zusammenhang mit der Weiterentwicklung von Dokumenten häufig das Stichwort „robotergenerierte Texte“. Was ist damit gemeint? Und vor allem: Müssen wir uns als Autoren Sorgen machen, bald alle arbeitslos zu sein?

Matthias Kraus: Unter „robotergenerierten Texten“ versteht man, wie der Name schon suggeriert, nicht von Menschen, sondern von Künstlicher Intelligenz (KI) geschriebene Texte. Laut Forrester können in Zukunft insbesondere datengetriebene Texte automatisiert entstehen – aber immer in Zusammenarbeit mit dem Menschen.

Bereits heute kommt KI bei der Contenterstellung zum Einsatz, beispielsweise bei der Autokorrektur, der Rechtschreibprüfung oder bei vorausschauenden Textvorschlägen während des Tippens. Die in Xeditor generierten Dokumente bilden mit ihrer Struktur und semantischen Auszeichnung eine ideale Basis für maschinelles Lernen. Strukturierte Inhalte eignen sich perfekt zum Speichern von Beziehungen und unterstützen die Verwaltung von Ontologien.

 

Wie schätzen Sie Microsoft Office und das „Fluid-Framework-Projekt“ oder Adobe und den „Liquid Mode“ hier ein? Ist das schon die Lösung?

Matthias Kraus: Mit dem Microsoft Office Fluid-Framework verzahnt Microsoft seine Programme untereinander. Das fördert insbesondere die Kollaboration. Damit können Autoren zwar einfacher und zeitgleich an Inhalten arbeiten, aber das Grundproblem von Word bleibt bestehen: unstrukturierter und für Maschinen nicht lesbarer Content. Derartige Inhalte werden in der Regel für einen Ausgabekanal (z. B. Print) optimiert, die Zweit- und Drittverwertung in anderen Kanälen wie digital, Web oder App ist aber mit viel Aufwand verbunden.

Der Adobe Liquid Mode ermöglicht es, PDF-Dokumente auch auf mobilen Geräten flüssig zu lesen. Was einfach klingt, ist eine derzeit aufwendige Technologie: Es bedarf zusätzlicher Tools, um Daten aus Formaten wie PDF erst zu extrahieren, sie maschinenlesbar und dann wiederverwendbar zu machen. Das bekämpft zwar die Probleme der heutigen Dokumentenerstellung, nicht aber deren Ursache.

Nach unserer Überzeugung sollten Unternehmen deshalb bereits bei der Contentgenerierung auf Struktur setzen. Mit unserem Online XML Editor Xeditor werden Inhalte automatisch strukturiert und medienneutral erstellt. Die Dokumente sind bereit für eine automatisierte Publikation und ein Publishing nach Digital und Print. Durch ihre Strukturierung werden sie in allen Kanälen optimal dargestellt und können so auch als Grundlage für beispielsweise den Adobe Liquid Mode genutzt werden.

 

Wie sieht denn für Sie konkret das Dokument der Zukunft aus?

Matthias Kraus: Das Dokument der Zukunft hat zwei wesentliche Merkmale: es ist datengestützt, also strukturiert, und auf die jeweilige Zielgruppe zugeschnitten. Strukturierte Daten müssen – ihrem Nutzen gemäß – zur Norm werden, um eine automatisierte Weiterverarbeitung mit geringem Aufwand sicherzustellen.
Dokumente wird es selbstverständlich auch in Zukunft geben. Änderungen ergeben sich bei der Erstellung sowie Distribution.

 

Forrester spricht in seinem „Future of Documents“-Report davon, dass die Verwaltung von Dokumenten chaotisch sein wird. Soll uns das beunruhigen?

Matthias Kraus: Die Umstellung der Dokumenten-Generierung und -Verwaltung bringt immer auch einen initialen Mehraufwand mit sich. Der Report bezieht sich insbesondere auf regulierte Branchen, den öffentlichen Sektor und Organisationen mit strengen Anforderungen an die Speicherung ihrer Dokumente. Die Entwicklung neuer Ansätze zur Sicherung digitaler Aufzeichnungen zu Beweiszwecken wird für den Umgang mit jenen Inhalten notwendig sein, die interaktiver sind, aus Komponenten bestehen und strukturierte Daten enthalten.

Dabei spielt auch die Kosten-Nutzen-Relation eine Rolle. Langfristig spart die Verwendung strukturierter Inhalte Zeit und Geld.

Als Schlusswort möchte ich noch anmerken: Ein Umstieg auf strukturierten, XML-basierten Content muss nicht von heute auf morgen geschehen. Viele unserer Kunden führen Xpublisher als Publishing-System ein und nutzen anfangs weiterhin ihre gewohnten Microsoft Word-Dokumente, ehe sie schrittweise und unkompliziert auf XML wechseln, um für die Zukunft gewappnet zu sein.

 

Vielen Dank für die spannenden Einblicke. Wir freuen uns schon auf unser gemeinsames Webinar am 28. September, wenn wir Ihre Vision der zukünftigen Dokumentenerstellung und -distribution noch detaillierter besprechen können.

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Dieser Text erschien zuerst in: 9. Ausgabe dpr magazin - Prozessoptimierung, NFT, Blockchain, KI und der Zeitungsmarkt


[1] Margaret Rouse, "skeuomorphism," WhatIs.com, June 2013 (https://whatis.techtarget.com/definition/skeuomorphism).

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