Fallstudie FAU

Das Institut Buchwissenschaft der Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg befasst sich in Forschung und Lehre mit schriftbasierten Medien, insbesondere dem gedruckten und digitalen Buch. Schwerpunkte der Lehre bilden Funktionen und die Leistungen der Buchkommunikation mit dem Leser als Adressat auf der einen, und der Medienwirtschaft auf der anderen Seite.

Wie stellt sich die Ausgangssituation der FAU dar?

Die Erstellung wissenschaftlicher Publikationen, wie Dissertationen, Studien, Lehrunterlagen und Abstracts erfordern die Zusammenarbeit mehrerer Personen wie Autoren, Korrektoren und Lektoren, die häufig an verschiedenen Orten und weltweit verteilt sind. Diese Zusammenarbeit erfolgt meist recht umständlich und ist darüber hinaus fehleranfällig, da die Produktion des Inhaltes auf verschiedenen Computersystemen, heterogenen Office-Anwendungen und in unterschiedlichen Daten-formaten (.doc, .pdf, .odf etc.) erfolgt. Freigabezyklen und Versionsverfolgungen werden via Email manuell durchgeführt, was oft den Arbeitsprozess verzögert und im schlimmsten Fall zur Weiterverarbeitung veralteter Versionen führt. Gleichzeitig müssen mehrere hundert Quellen richtig zitiert, Grafiken, Formeln und Tabellen effizient eingefügt werden. Zudem gibt es verschiedene Layoutvorgaben, die eingehalten werden müssen.

Des Weiteren besteht im wissenschaftlichen Umfeld der Bedarf einer Mehrfachverwertung. So genügt es nicht die wissenschaftlichen Arbeiten nur als Printformat zu veröffentlichen. Sie müssen ebenfalls im Web oder als E-Book verfügbar sein, um einen schnellen Wissenstransfer zu gewährleisten.

Darüber hinaus spielt die kontextspezifische Bündelung verschiedener Inhalte eine wichtige Rolle für eine effiziente Informationsversorgung. Eine semantische Auszeichnung, beispielsweise über XML, ist die Grundlage für eine automatisierte Umsetzung.

Bislang wurde auf das Content Management System Typo3 zurückgegriffen, das jedoch auf die Pflege von Online-Inhalten und weniger auf Crossmedia-Abläufe ausgelegt ist und den klassischen Ablauf der wissenschaftlichen Content-Erstellung über einen intuitiven benutzerfreundlichen Editor nicht im Fokus hat.

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Wie wurde nach einem Projektpartner gesucht und wie wurde dieser gefunden?

Für die Suche nach einer geeigneten Lösung erhielten Projektstudenten des Master-studiengangs Buchwissenschaft mit dem Schwerpunkt "Medienwirtschaft Print & Digital" die Aufgabe, am Beispiel wissenschaftlicher Aufsätze im Jahresbericht der Erlanger Buch-wissenschaft Vorschläge zu unterbreiten, wie ein auf Print fokussierter Publikationsworkflow im wissenschaftlichen Umfeld auf crossmediale Arbeitsweise umgestellt werden kann. Hierzu mussten Anforderungen wie Benutzerfreundlichkeit, ortsunabhängiges Arbeiten, crossmediales Publizieren und ein Anteil an Instituts-spezifischen Anforderungen wie z.B. die Integration eines Literaturverzeichnisses definiert werden. Daraus wurden dann Lösungsvarianten abgeleitet und eine geeignete technische Infrastruktur identifiziert.

Welche Lösung wurde gefunden?

Mehrere Redaktionssysteme und Content Management Systeme aus dem Publishing-Bereich wurden miteinander verglichen und die Vor- und Nachteile abgewogen.

Das Redaktionssystem Xpublisher von der Xpublisher GmbH aus München machte schließlich das Rennen, denn hier wurden die Anforderungen des Instituts am besten abgedeckt: eine nutzerfreundliche Eingabe mit einem integrierten intuitiven Editor und ein crossmediales Redaktions- und Asset-System. So können Autoren wie Studenten, wissenschaftliche Mitarbeiter, Korrektoren oder Reviewer weiterhin in einer intuitiven Umgebung, angelehnt an MS Word, arbeiten. Außerdem wird über das Redaktionssystem ein kollaborativer und weltweiter Workflow ermöglicht. Die Inhalte werden mehrfachverwertbar im XML-Datenformat gespeichert.

Wie lief der Implementierungsprozess ab?

Xeditor, der integrierte XML-Editor wurde komplett an die individuellen Anforderungen und die identifizierten Abläufe der Projektgruppe an Hand einer DTD angepasst. Die Implementierung erfolgte agil in enger Zusammenarbeit mit dem Entwicklerteam. Im ersten Schritt wurde die wissenschaftliche Content-Struktur anhand einer Grammatik automatisiert konfiguriert. Daneben wurde eine Literaturverwaltung gemeinsam konzipiert und implementiert.

In Xpublisher wurden der Freigabe-Workflow und die Berechtigungsverwaltung mithilfe einer Rollenmatrix je Publikation umgesetzt. Abschluss des ersten Meilensteins bildete die Umsetzung und Integration einer vollautomatischen Bündelung von frei wählbaren Content-Elementen über einen XSL-FO Skript in das PDF-Standardformat. Nach nur vier Wochen war das System einsatzfähig und wurde erfolgreich zur kollaborativen und onlinebasierten Erstellung von wissenschaftlichen Arbeiten eingesetzt.

Gab es Herausforderungen?

Eine Herausforderung war die Integration einer Literaturverwaltung. Sie wurde so umgesetzt, dass die Literatureingabe im Xpublisher über nutzerfreundliche Formulare erfolgt. Im Xeditor war dann die Literaturauswahl im laufenden Texteinfach über die Auswahl der im Xpublisher eingepflegten Daten möglich.

Daneben war das Rechte- und Workflowmanagement eine weitere Herausforderung. So sollte einerseits eine Publikation-Personen-Zuordnung und andererseits eine Personen-Freigabestatus-Zuordnung möglich sein. Um dies zu lösen, wurde eine Sicherheitsschicht mit einem zusätzlichen Freigabeworkflow und erweitertem Rechtemanagement eingezogen.

Wie urteilen die Nutzer über die Xpublisher/Xeditor-Lösung?

Die Erstellung der XML-Inhalte erfolgt ähnlich wie in bekannten und verbreiteten Office-Produkten, angelehnt an MS Word. Die Autoren, wie Studenten und wissenschaftliche Mitarbeiter, benötigen weder technische Kenntnisse noch Schulungen oder Workshops, um mit Xeditor arbeiten zu können. Sinnvolle Konfigurationen der Toolbar, der Kontextmenüs aber auch der Tastaturbelegung führen zu einer hohen Effektivität in der Dokumentbearbeitung. Trotz des Einsatzes von XML und den damit verbundenen strikten Regeln zur Wahrung der definierten Dokumentstruktur ist die Bearbeitung flüssig und intuitiv. Auch konnte die Kollaboration zwischen den wissenschaftlichen Mitarbeitern durch das professionelle Kommentarsystem und die Änderungsnachverfolgung strukturierter und effizienter werden. Durch ein unternehmensspezifisches Rechteverwaltungsmanagement konnten die Freigabezyklen optimiert werden. Ein großes Plus war die Unterstützung großer Dokumente und die problemlose Einbettung von Grafiken und Bildern.

Die interne Produktion wissenschaftlicher Publikationen wird schrittweise ausgebaut. Neben der Erstellung von Projektarbeiten, Dissertationen, Abstracts werden aktuell erste Seminararbeiten, Tagungs- und Lehrunterlagen mit Xpublisher/Xedior erstellt.

Welchen Vorteil hat die Buchwissenschaft mit Xeditor und Xpublisher?

Die wissenschaftlichen Mitarbeiter können sich auf das Schreiben der Inhalte konzentrieren und somit qualitativ hochwertig und semantisch ansprechende Dokumente schaffen. Die gleichzeitige Bedienung verschiedener Medienkanäle wie Print und Online haben positive Effekte auf die Produktion wissenschaftlicher Aufsätze von Lehre und Forschung, wie z.B. die Schaffung eines schnellen Wissenstransfers. Die webbasierte Lösung erlaubt es allen Beteiligten, ortsunabhängig Inhalte in die Datenbank einzupflegen, Änderungen vorzunehmen und von zentralisierten Updates zu profitieren. Dadurch wird gewährleistet, dass alle Anwender mit der gleichen Version arbeiten.

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Kurzer Ausblick

Im nächsten Schritt soll die Lösung ausgebaut und weiteren Universitäten als Referenzarchitektur vorgestellt werden. Aktuell wird im Rahmen einer weiteren Projektarbeit die wissenschaftliche Aufsatzerstellung mit Xpublisher/Xeditor zur Publikationserstellung von Tagungsbänden ausgebaut. Inhalte der Weiterentwicklung sind die Erstellung eines Template-Konfigurators und einer Abkürzungsverzeichnisverwaltung. Gleichzeitig werden die semantischen Auszeichnungen ausgebaut, um Elemente wie Tagungstitel, Fachbegriffe oder Projekttitel und damit eine vollständig neutrale und rein semantikspezifische Auszeichnung von Content-Bestandteilen zu schaffen.

Für nähere Informationen, bitte kontaktieren Sie:

Xpublisher GmbH
Herr Matthias Kraus
Managing Director, CEO
Schleißheimer Str. 6-10
80333 München
Tel.: 089/54 716 178 - 50
Mobil: 0151/184 25 861
Email: m.kraus@xpublisher.com