Fallstudie Don Bosco

Über Don Bosco

Don Bosco Medien gehört zu den führenden, traditionsreichen und konzernunabhängigen Fachverlagen für Frühpädagogik und Religion. Das Verlagsangebot richtet sich an Kindertagesstätten, Schulen, Familien, Pfarrgemeinden und an Menschen, die in der Seniorenarbeit und Erwachsenenbildung tätig sind. Das komplette Verlagsprogramm umfasst derzeit ca. 700 lieferbare Titel. Halbjährlich kommen ca. 50-80 Titel hinzu. Darüber hinaus werden bei Don Bosco Flyer, Werbekonzepte und Websites für externe Kunden produziert sowie mehrere periodische Publikationen wie die Kinderzeitschrift "Spatz" und das "Don Bosco Magazin" veröffentlicht.

Wie stellt sich Ihre Ausgangssituation dar? 

Die Erstellung und Bearbeitung von Texten, Dokumenten und Manuskripten im Verlagsprogramm erfolgte unstrukturiert auf Basis von MS Word. Die unstrukturierten Texte waren schwierig im Satz zu verarbeiten und konnten nicht weiter- bzw. "multimedial" wiederverwendet werden. Die letzte Textversion befand sich im gesetzten Dokument und war damit nur der Herstellung zugänglich.

Die Kollaboration, also das gemeinsame Arbeiten am selben Dokument, gestaltete sich - vor allem bei den Magazinen - sehr schwierig. Es gab viele Korrekturläufe, die Kommunikation war unübersichtlich und eine Aufgabenverwaltung fand gar nicht statt. Außerdem existierten weder Verwendungsnachweise noch Versionierungen und temporäre Arbeitskopien ohne Check-in-/Check-out-Mechanismus führten zu unübersichtlichen Dateiansammlungen und Datenverlust.

Alle Inhalte, Bilder und Druckdaten waren in verschachtelter, aber einigermaßen übersichtlicher Ordnerstruktur im Filesystem abgelegt. Allerdings fand aus Zeitmangel nur selten eine saubere Archivierung und Überprüfung der vorgehaltenen Daten statt.

Der Großteil aller relevanten Dateien lag redundant und in verschiedenen Versionen vor. Daten, vor allem Bilder, waren kaum auffindbar, da sie nicht verschlagwortet und häufig in individuellen Ordnerstrukturen abgelegt wurden. Somit gingen eingekaufte einfach Bilder verloren oder wurden mehrfach erworben.

Da es kein Tool gab, das den aktuellen Status eines Projekts kennzeichnete, wurden Aufgaben vergessen oder in umständlichen, individuellen Excel-Listen notiert.

Don Bosco Ausgangssituation

Wie wurde nach einem Projektpartner gesucht und wie wurde dieser gefunden? 

Zunächst haben wir Ausgangssituation, Soll-Zustand und Anforderung an eine Software-Lösung detailliert in einem Lastenheftdefiniert. Dann haben wir verschiedene Dienstleister eingeladen und uns deren Lösungsansätze vorstellen lassen. Dabei konnte uns Xpublisher mit seiner unkomplizierten und modernen Softwarelösung überzeugen. Besonders bemerkenswert für uns als Verlag war die einfache und intuitive Bedienung der Redaktionssoftware. Außerdem überzeugte die Tatsache, dass Xpublisher sich sehr individuell an die vorhandenen Abläufe anpasst.

Welche Lösung wurde gefunden? 

Die Inhalte werden von externen Autoren, z. B. in MS Word erfasst. Das Lektorat liest diese Daten dann als Plain-Text in Xpublisher ein. In Xpublisher werden die Inhalte durch die zuständige Lektorin mit Hilfe des integrierten XML-Editors Xeditor redigiert, strukturiert und mit Bildern, Notensätzen etc. aus der ebenfalls integrierten Bilddatenbank angereichert. Ist das Manuskript satzfertig, kann die Herstellungsabteilung die Inhalte mittels InDesign-Plugin in speziell aufbereitete InDesign-Vorlagendokumente importieren. Je nach Komplexität des Produktes können so voll- oder halbautomatische Layouts generiert werden. Eine bidirektionale Schnittstelle erlaubt es der Herstellung außerdem, Änderungen an Layout und Text selbst vorzunehmen und in Xpublisher zurückzuschreiben. Nach dem Erstsatz stellt das Plugin automatisch eine Produktionsübersicht und eine PDF-Ansicht zur Korrektur bereit. Das Lektorat kann nun Korrekturen in die Textinhalte einarbeiten, welche dann vom Satz erneut in die Druckdaten übernommen werden. Nach der Druckfreigabe werden automatisch das Druck-PDF und Leseproben aus den offenen Druckdaten erzeugt.

Der beschriebene Prozess wird durch einen einfach gehaltenen Workflow für Bilder, Texte und Druckdaten unterstützt. Außerdem ist es möglich, jedem Arbeitsschritt eines Projekts eindeutige Zuständigkeiten zuzuordnen, wodurch jeder User stets eine individuelle Liste aller offenen Aufgaben auf seiner Nutzeroberfläche hat.

Die Mediendatenbank verwaltet neben allen in den Produkten befindlichen Bildern auch Cover, Autorenfotos sowie im Web verwendete Bilder. Die abgelegten Bilder werden mit ihren Nutzungsrechten und Urheberdaten angereichert und durch einen hauseigenen Taxonomie-Baum verschlagwortet. Mittels eines Plugins für Adobe Photoshop kann die externe Bildbearbeitung auf Bilder zugreifen und diese nach erfolgter Bearbeitung direkt in die Bilddatenbank zurückschreiben.

Xpublisher archiviert darüber hinaus das MS-Word-Dokument des Urmanuskripts und erstellt automatisch nach jedem Zurückschreiben in die Datenbank eine neue Version, die zu jedem beliebigen Zeitpunkt wiederhergestellt werden kann. Somit ist die Versionierung sichergestellt.

Wie lief der Implementierungsprozess ab? 

In mehrtägigen intensiven Workshops haben wir aus den zuvor definierten Anforderungen konkrete Lösungen entwickelt und ein Konzept erarbeitet, das die zu implementierende Softwarelösung so detailliert wie möglich beschreibt. Daraufhin arbeitete Xpublisher ein Angebot sowie einen Projektplan aus.t. Während der anschließenden Implementierung der Lösung wurde intern intensiv weiter an Feinspezifikationen und Ablaufbeschreibungen für die Sollprozesse gearbeitet. Dabei sollten alle Abläufe so einfach wie möglich gehalten werden, um das System nicht durch zu viel Funktionalität umständlich und unbeweglich zu machen.

Die Implementierungsphase wurde relativ kurz angesetzt, und so konnte nach bereits fünf Monaten eine erste funktionsfähige Version der Anwendung bereitgestellt werden.

Für die Einführung der Softwarelösung wurde ein Jahr, also zwei Verlagsprogramme, eingeplant.

Im ersten Verlagsprogramm wurde jede Lektorin damit betraut, je mindestens ein Projekt mit dem neuen System zu realisieren. Hier wurden noch viele kleinere Probleme am System entdeckt und bereinigt.

Das zweite Verlagsprogramm haben wir dann bereits beinahe vollständig in Xpublisher produziert. Die Zusammenarbeit zwischen der hausinternen Projektleitung, Xpublisher und den Usern war in dieser Phase sehr eng, um die Mitarbeiter so gut wie möglich auf die Arbeit mit dem neuen System vorzubereiten. Zudem wurde bewusst darauf geachtet, kleinere Fehler in der Lösung zu erkennen und zu entfernen. Bei regelmäßigen Terminen mit allen Beteiligten wurden die Lösungsansätze hinterfragt, erweitert und angepasst. Für das dritte Verlagsprogramm steht nun die fertige Lösung zur Verfügung. Erweiterungen sind nach wie vor in Planung.

Welche Herausforderungen gab es? 

Der grundliegend neue Ansatz, Inhalte nur in seiner Struktur und losgelöst vom Ausgabemedium zu sehen, bereitete zu Beginn fast allen Mitarbeitern Probleme. Hinzu kam die Gewöhnung an das neue "Werkzeug". Mit MS Word hatten die Mitarbeiter im Lektorat ein vertrautes Tool, das in seiner Bedienung zwar umständlich ist, aber ihnen sehr viel Freiheit in der "Strukturierung" und Kommentierung der Manuskripte gab. Auch für den Satz war die Arbeit mit Xpublisher und XML eine Umstellung, da man bei der Anpassung des Layouts immer darauf achten musste, den schemakonformen XML-Textfluss nicht zu "zerstören".

Es gab einigen Abstimmungsbedarf, beispielsweise beim in Word erfassten Urmanuskript oder beim automatischen Seitenfluss des gesetzten Dokuments. Ebenfalls unterschätzt wurde das Einpflegen und Qualifizieren von Bestandsdaten. Nach wie vor sind mehrere Mitarbeiter regelmäßig damit beschäftigt, Inhalte nachzupflegen, die von Xpublisher nicht automatisiert übernommen werden konnten.

Welchen Vorteil hat Don Bosco mit Xeditor/Xpublisher? Und welchen Ausblick gibt es? 

Der integrierte Workflow erleichtert den Mitarbeitern den Überblick über den Stand der offenen Projekte bzw. über die eigenen Aufgaben. Xeditor, der XML-Editor erlaubt eine schnelle und eindeutige Strukturierung der Inhalte. Eingaben, die nicht valide im Rahmen der Verlags- DTD sind, können nicht erstellt werden. Alle Inhalte können außerdem über das angebundene Adobe InDesign-Plugin direkt in InDesign Layouts platziert werden. Änderungen in InDesign oder Xpublisher werden bidirektional übernommen. Die Möglichkeiten beim Erstellen von InDesign-Templates für den automatisierten Satz sind sehr umfangreich und ermöglichen sehr anspruchsvolle und kleinteilige Layouts. Die Templates können auf relativ einfache Art und Weise durch uns selbst erstellt werden.Ein großer Vorteil von Xpublisher gegenüber Konkurrenzprodukten ist für uns die Offenheit des Systems. So ist beispielsweise auch ein "konventioneller" Satz, z. B. auf Basis eines MS-Word oder PDF-Dokuments möglich. Damit können wir gewährleisten, dass auch Nachauflagen oder Projekte, die sich aus verschiedenen Gründen nicht für die Aufbereitung als XML eignen, mit Xpublisher produziert werden können. Die Archivierung erfolgt (fast) automatisch bei der Arbeit. Leseproben, Cover etc. können on-the-fly vom Anwender generiert werden. Die Mediendatenbank erspart mittelfristig viel Sucharbeit und vermeidet Dateidubletten.

Unser Fazit: Standard-Produkte verursachen kaum noch Aufwand in der Herstellung, komplexere Produkte laufen deutlich schneller und: es bleibt mehr Zeit für Neues oder Komplexeres!

Mittel- und langfristig soll das Verlagskonzept von Don Bosco auf Basis der neuen Erkenntnisse und Anforderungen auf dem Markt optimiert und mit Xpublisher umgesetzt werden. Weiterhin soll die Produktion von Marketing-Inhalten, wie Flyern und Katalogen mit eingebunden und die Zeitschriftenredaktion angliedert werden. Auch eine weitere Automatisierung durch die Einführung von InDesign-Servern ist angedacht.

Don Bosco Workflow

Weitere Informationen:

Xpublisher GmbH
Herr Matthias Kraus
Managing Director, CEO
Schleißheimer Str. 6-10
80333 München
Tel.: 089/54 716 178 - 50
Email: m.kraus@xpublisher.com